Vergoedingen & declaraties

Ben je benieuwd welke vergoeding je krijgt voor de reis die je begeleidt? Welke kosten je kunt declareren? Of hoe de crewkorting werkt?

Op deze pagina vind je alle informatie over vergoedingen, onkosten, crewkorting en uitbetaling.

De pagina bestaat uit vier onderdelen:

1.       Overzicht vergoedingen

2.       Vergoeden van onkosten

3.       Crewkorting

4.       Factuur sturen of brutovergoeding?

1. Overzicht vergoedingen

Dit zijn de vaste vergoedingen per rol:

Wil je meer weten over hoe de verdeling van de vergoeding tot stand komt, met name voor de weekendcrew? Lees dan de pagina over rollen en vergoedingen.

Vergoeding bij vertraging

Het kan gebeuren dat je terugvlucht vertraging heeft of wordt geannuleerd.

Compensatie van de luchtvaartmaatschappij

In dat geval houden we ons aan de voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij.

Keert de luchtvaartmaatschappij een vergoeding uit? Dan kennen wij die vergoeding aan jou toe.

In uitzonderlijke situaties is een luchtvaartmaatschappij niet verplicht compensatie te betalen. Extreme weersomstandigheden kunnen bijvoorbeeld zo’n uitzondering zijn. In dat geval is er helaas geen vergoeding die wij aan jou kunnen toekennen.

Heb je zelf schade doordat je bijvoorbeeld die dag niet hebt kunnen werken als zzp’er? Dan zul je proberen deze kosten zelf te verhalen bij de luchtvaartmaatschappij of via je reisverzekering. Deze kosten vergoeden wij niet.

Extra vergoeding als je later thuiskomt

Het kan natuurlijk zo zijn dat jouw terugvlucht pas een dag of twee dagen later vertrekt. Eten en drinken wordt vergoed door de luchtvaartmaatschappij dus hiervoor krijg je geen vergoeding. Maar in dit geval krijg je wel uitbetaald voor alle dagen dat je op de bestemming bent geweest. Bij een afgesproken vergoeding van € 585 krijg je bijvoorbeeld:

• € 73,25 extra per dag, berekend als € 585 / 8

2. Vergoeden van onkosten

Als je voor VillaVibes op reis gaat, is de kans groot dat je extra kosten maakt.

Hieronder lees je welke kosten wij vergoeden en welke afspraken daarbij gelden.

Reiskosten

Reiskosten worden door VillaVibes vergoed. Je krijgt:

• € 0,23 per kilometer als je met de auto reist

• de kosten van tweede klas OV als je met het openbaar vervoer reist

Dit geldt zowel voor:

• het ophalen van spullen en/of de briefing op kantoor

• de reis naar de locatie of het vliegveld

Bijzondere verplichte vervoerskosten, zoals tol en een vignet, vergoeden we ook. Deze komen boven op de kilometervergoeding.

Wij reserveren en betalen een parkeerplaats voor reisleiders die hun auto op het vliegveld parkeren.

Ben je skigids en parkeer je je auto in de buurt van de opstapplek van de bus? Dan declareer je de parkeerkosten achteraf bij ons. Hiervoor heb je een bon nodig. Houd er rekening mee dat we maximaal € 100 vergoeden.

Kosten voor taxi's of Ubers vergoeden wij meestal niet. Wil je hier wel gebruik van maken? Overleg dan voorafgaand aan je reis met ons. We kunnen dan samen kijken of de kosten wel/niet in aanmerking komen voor vergoeding. Zo weet je voorafgaand aan je reis waar je aan toe bent.

Tegemoetkoming in hotelkosten

In sommige situaties kun je een tegemoetkoming krijgen in de kosten van een hotelovernachting. Dat geldt wanneer:

• je vlucht vóór 10.00 uur vertrekt en je daardoor vóór 07.00 uur moet verzamelen

• je vlucht ’s avonds laat of ’s nachts landt en je het niet verantwoord vindt om daarna nog naar huis te rijden

• je in overleg met ons eerder naar de bestemming vertrekt en onderweg een tussenstop maakt

• je autorit zo ver is dat je op de terugweg ook een tussenstop maakt

Wil je na een late terugvlucht gebruikmaken van een hotelovernachting? Bespreek dit dan tijdens de briefing.

Wat regel je zelf?

Het hotel boek je zelf. Jij weet immers het beste waar je onderweg ongeveer wilt stoppen.

De tegemoetkoming is maximaal € 100.

Boek je een duurder hotel? Dan zijn de extra kosten voor eigen rekening.

Voor de vergoeding hebben we altijd een bon nodig, zodat we deze in onze administratie kunnen verwerken.

Let op: bij autoreizen zorgen wij altijd voor een (hotel)overnachting op de bestemming voor de nacht vóór de dag waarop de gasten aankomen. In geval van een wintersportreis zijn dit 2 nachten. Deze hoef je dus niet zelf te boeken.

Dagvergoeding

Een dagvergoeding is een vergoeding voor een extra dag waarop je in overleg met VillaVibes eerder vertrekt of later terugkomt.

De dagvergoeding bedraagt € 35 per dag.

Je krijgt deze bijvoorbeeld:

• als je voor een wintersportreis op donderdag vertrekt terwijl de reis op zaterdag begint: 2 x € 35

• als je tijdens een wintersportreis als bushost met de bus teruggaat en pas op zondagochtend in Nederland bent: 1 x € 35 voor de zaterdag

• als we je vragen om voor een Hike-, Bike- of campingreis al op vrijdag aanwezig te zijn: 1 x € 35

Ben je zzp’er? Dan zet je dit bedrag op je factuur.

Ontvang je een brutovergoeding? Dan tellen wij dit bedrag op bij je brutovergoeding.

Wanneer krijg je geen dagvergoeding?

Je krijgt geen dagvergoeding als je zelf kiest om:

• de dag voor vertrek al naar het vliegveld te gaan en daar te overnachten omdat je vlucht vóór 10.00 uur vertrekt

• eerder naar de bestemming te gaan zonder dat dit met VillaVibes is afgesproken

• Dinervergoeding

Een dinervergoeding krijg je voor een avond waarop VillaVibes geen diner voor je heeft geregeld. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een reis op basis van logies en ontbijt of wanneer niet op iedere avond een diner in het programma zit.

De dinervergoeding bedraagt € 35 per avond.

Daarbij gelden de volgende afspraken:

• voor iedere avond waarop VillaVibes geen diner regelt, ontvang je € 35

• tijdens een weekreis vergoeden we maximaal 7 diners

• ga je in overleg eerder naar de bestemming, dan krijg je voor avonden waarop geen diner bij je voorovernachting inbegrepen is ook € 35

We proberen er altijd voor te zorgen dat je in het hotel of op de camping kunt mee-eten. Zo krijg je meteen een beeld van hoe dit tijdens de reis geregeld is. In dit geval krijg je voor deze avond geen dinervergoeding, omdat er voor een diner gezorgd is. Besluit je hier geen gebruik van te maken, dan zijn de dinerkosten voor eigen rekening. Je krijgt dan dus niet een dinervergoeding in de plaats.

Ben je zzp’er? Dan zet je de dinervergoeding op je factuur.

Ontvang je een brutovergoeding? Dan tellen wij deze bij je brutovergoeding op.

Vergoeding voor activiteiten tijdens de reis

Weekenden

Tijdens weekenden vergoeden we deelname aan een groepsactiviteit die in het programma staat tot maximaal € 40. Doe je met een deel van de groep een duurdere activiteit? Dan vergoeden we maximaal € 40, tenzij vooraf iets anders is afgesproken. Soms gaat de betaling rechtstreeks op factuur naar VillaVibes. Soms schiet je de kosten zelf voor. Schiet je zelf voor? Vraag dan altijd om een bon, zodat je de kosten na afloop via het declaratieformulier kunt indienen.

Weekreizen

Welke activiteiten je tijdens een weekreis mag declareren, verschilt per reis. Je krijgt hierover vooraf informatie:

• in het draaiboek

• of van de reiseigenaar tijdens de briefing

Wil je tijdens de reis een extra activiteit ondernemen? Stem dan vooraf af of je deze kosten vergoed krijgt. Zo voorkom je teleurstelling achteraf.

Overige kosten

Telefoonkosten buiten Europa

We vinden het belangrijk dat je als reisleider bereikbaar bent voor de groep. Werkt jouw telefoonabonnement niet buiten Europa? Dan mag je op locatie een simkaart aanschaffen. Je kunt hiervoor achteraf, met bon, maximaal € 15 per week declareren. Voor zzp’ers is dit bedrag exclusief btw.

Prijs voor een pubquiz

Organiseer je een pubquiz en heb je hiervoor geen prijs meegekregen vanuit kantoor? Dan mag je zelf een prijs kopen. Je kunt hiervoor met bon maximaal € 20 declareren.

Waxen en slijpen tijdens wintersportreizen

Tijdens een wintersportreis heb je mogelijk je eigen skimateriaal mee.

Je mag dit ter plekke op kosten van VillaVibes laten waxen en slijpen.

Soms kan dit gratis bij de skiverhuur waarmee wij afspraken hebben. Moet je toch betalen? Vraag dan een bon zodat je de kosten achteraf kunt declareren.

Kosten die niet in dit overzicht staan

Alle hierboven genoemde kosten kun je achteraf declareren, mits vooraf afgestemd als dat bij de betreffende kosten staat vermeld.

Wil je kosten maken die niet op deze pagina staan? Neem dan vooraf contact op met de reiseigenaar van je reis.

VillaVibes kan besluiten kosten niet te vergoeden wanneer deze vooraf niet met ons zijn afgestemd.

3. Crewkorting

We gaan ervan uit dat jij als crew fan bent van VillaVibes en misschien zelf ook wel eens mee wilt op reis, als je single bent.

Daarom krijg je crewkorting.

Zo werkt het:

• per gewerkt weekend of gewerkte weekreis krijg je € 100 crewkorting

• je kunt de korting gebruiken voor weekenden en weekreizen

• de korting geldt niet voor evenementen

• je kunt maximaal drie crewkortingen stapelen

• de maximale crewkorting per boeking is daarmee € 300

wil je naast je crewkorting een andere kortingscode gebruiken? Dat kan, zolang de totale korting maximaal € 300 is

• bij je boeking geef je in het opmerkingenveld aan welke crewkorting je gebruikt

• vermeld daarbij de bestemming en datum van de reis of reizen waarop je als crew hebt gewerkt

• crewkorting is persoonlijk en niet overdraagbaar aan collega’s

4. Factuur sturen of brutovergoeding?

Je kunt je vergoeding bij VillaVibes op twee manieren ontvangen:

Optie 1: je stuurt ons een factuur.

Optie 2: wij betalen je een brutovergoeding.

Bij je aanmelding als crew heb je aangegeven welke manier van uitbetalen op jou van toepassing is.

Verandert er iets in je situatie? Mail dan naar [email protected].

Optie 1: je stuurt ons een factuur

Ben je zzp’er of heb je een eigen bedrijf? Dan kun je ons een factuur sturen.

Stuur deze binnen 1 week na thuiskomst naar [email protected].

Op je factuur zet je in ieder geval je vaste vergoeding. Eventuele extra vergoedingen en onkosten kunnen daar nog bijkomen. Ben je btw-plichtig? Dan gelden de volgende afspraken.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het op tijd insturen van je factuur en de bijbehorende bonnen.

Optie 2: wij betalen je een brutovergoeding

Kies je voor een brutovergoeding? Dan maken wij deze na afloop van je reis naar je over.

Hier hoef je zelf niets voor te doen.

Hebben wij je bankgegevens nog niet? Vul dan het daarvoor bestemde formulier op de crewpagina in.

Hoe werkt het systeem van brutovergoeding?

Na afloop van je reis maken wij de afgesproken brutovergoeding naar je over.

Deze bestaat uit:

• de vaste vergoeding

• een eventuele dagvergoeding

• een eventuele dinervergoeding

Is op jouw reis een extra dag- en/of dinervergoeding van € 35 van toepassing? Dan tellen wij deze automatisch bij je brutovergoeding op.

Je hoeft hiervoor geen actie te ondernemen.

Na betaling ontvang je van ons een schriftelijke bevestiging. Hierop staan onder andere:

• het bedrag van je brutovergoeding

• de reisdatum

• de bestemming

Bewaar deze bevestiging goed.

Je hebt deze gegevens nodig bij je aangifte inkomstenbelasting over dat jaar. Op dat moment geef je de ontvangen bedragen op en wordt bepaald hoeveel belasting je hierover betaalt.

Waar moet ik rekening mee houden?

Onthoud dat je een bruto bedrag op je bankrekening ontvangt.

Er is dus nog geen belasting op ingehouden. Houd er rekening mee dat je hierover bij je aangifte inkomstenbelasting mogelijk nog belasting moet betalen.

Op de crewpagina vind je ook uitleg over hoe je deze extra inkomsten bij je belastingaangifte opgeeft.

Declaraties na je reis

Heb je naast je vergoeding nog andere kosten gemaakt, zoals:

• reiskosten

• hotelkosten

• kosten voor activiteiten

• andere afgesproken onkosten

Vul dan binnen 1 week na thuiskomst het declaratieformulier in.

Voeg foto’s van de bonnetjes toe.

Dinerkosten declareer je niet via het declaratieformulier. Wanneer diner niet is inbegrepen bij jouw reis, ontvang je daarvoor de afgesproken dinervergoeding.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het weten via [email protected] of bel 06-26251498. We denken graag met je mee.