Veelgestelde vragen

Kies een reis die bij je past en vul het boekingsformulier op de website in. Daarmee doe je een boekingsaanvraag. Uiterlijk de eerstvolgende werkdag hoor je van ons of je boeking definitief is.

Na je boekingsaanvraag ontvang je uiterlijk de eerstvolgende werkdag bericht van ons. Is alles in orde, dan bevestigen we je boeking. Hebben we nog een vraag, dan nemen we eerst contact met je op. 

Dat verschilt per reis. Op iedere reispagina zie je wat inbegrepen is en welke kosten er eventueel nog bij komen. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent. 

Nee, we werken niet met vrijblijvende opties. Wel kun je de meeste weekreizen tot zes weken voor vertrek annuleren zonder annuleringskosten. Voor weekenden en evenementen is dat meestal tot drie weken voor vertrek. De boekingskosten en SGR-bijdrage krijg je niet terug. Kijk voor de voorwaarden altijd op de reispagina. 

Is je gewenste kamertype niet meer beschikbaar? Dan kun je je via het boekingsformulier vrijblijvend en gratis op de wachtlijst zetten. Komt er een plek vrij, dan nemen we contact met je op. Je kunt ook alvast een ander beschikbaar kamertype boeken en bij je aanvraag vermelden dat je daarnaast op de wachtlijst wilt voor je voorkeur. Zo heb je wel een plek op de reis, terwijl je kans houdt op het gewenste kamertype. 

We bieden geen betaling in termijnen aan. Je hoeft de reissom pas 3/6/8 weken voor vertrek betalen. Kom je onverwacht in de knel met de betaling? Neem dan op tijd contact met ons op, dan bespreken we wat mogelijk is. 

Nee, betalen met een creditcard is helaas niet mogelijk. 

Bij de meeste weekreizen is dat uiterlijk zes weken voor vertrek en bij weekenden en evenementen drie weken voor vertrek. Kijk op de reispagina en je factuur voor de termijn die voor jouw reis geldt. 

Na je boeking betaal je de boekingskosten en SGR-bijdrage, samen €34,50. Het restant betaal je bij de meeste weekreizen uiterlijk zes weken voor vertrek en bij weekenden en evenementen drie weken voor vertrek. De exacte betaaltermijn staat bij de reis en op je factuur. Boek je kort voor vertrek, dan betaal je direct.  

Je kunt betalen via de betaallink op je factuur. Daar kun je kiezen voor iDEAL | Wero of Bancontact. 

Annuleren doe je per mail via [email protected]. Vermeld om welke reis en vertrekdatum het gaat. Je ontvangt binnen twee werkdagen een bevestiging van ons. Bewaar die bevestiging goed. 

Ja, dat kan onder dezelfde voorwaarden als annuleren. Bij de meeste weekreizen kun je tot zes weken voor vertrek omboeken en bij weekenden en evenementen tot drie weken voor vertrek. Vul het boekingsformulier van je nieuwe reis in en zet bij de opmerkingen dat het om een omboeking gaat. Wij regelen de verdere verwerking. 

In uitzonderlijke situaties kan VillaVibes besluiten een reis niet door te laten gaan, bijvoorbeeld vanwege de veiligheid op de bestemming of omdat we niet de groep kunnen samenstellen die we voor ogen hebben. Als wij de reis annuleren, informeren we je zo snel mogelijk en ontvang je de betaalde reissom terug volgens de geldende voorwaarden. Eventuele bijkomende kosten die je zelf buiten de boeking hebt gemaakt, worden niet automatisch vergoed. 

Bij de meeste weekreizen kan dat tot zes weken voor vertrek. Voor weekenden en evenementen is dat meestal tot drie weken voor vertrek. Je hoeft geen reden op te geven. De boekingskosten en SGR-bijdrage worden niet terugbetaald. Voor sommige reizen, zoals Lapland, gelden andere termijnen. Je vindt de voorwaarden op de reispagina, in de algemene voorwaarden en op de boekingsbevestiging. 

We begrijpen dat één dag verschil zuur kan voelen. Toch hanteren we voor iedereen dezelfde termijnen. Rond de annuleringsdeadline zijn veel kosten voor de reis al vastgelegd. Daarom kunnen we na die datum geen uitzondering op de afgesproken voorwaarden maken. 

Wat vervelend als je door ziekte, verlies of een andere ingrijpende gebeurtenis niet mee kunt. We denken graag met je mee over de stappen die je moet zetten, maar de annuleringsvoorwaarden blijven gelden. Kijk daarom ook wat je eventuele annuleringsverzekering vergoedt. 

Dan zijn de eventuele annuleringskosten voor eigen rekening. Ook bij onverwachte of verdrietige omstandigheden gelden de voorwaarden van je boeking. Daarom raden we aan om kort na het boeken een passende annuleringsverzekering te regelen. 

Ook als iemand anders je plek mogelijk overneemt, blijven de annuleringsvoorwaarden van je boeking gelden. We vinden het belangrijk dat voor iedere reiziger dezelfde afspraken gelden, ongeacht of er op dat moment een wachtlijst is. We verkopen de plek dan mogelijk dubbel, maar bedenk dat we ook regelmatig plekken hebben ingekocht die niet verkocht worden. Het gaat dus twee kanten op.  

Dan gelden de annuleringskosten uit de voorwaarden van jouw reis. Die kosten lopen op naarmate je dichter op vertrek annuleert. Bekijk de termijnen hieronder of raadpleeg onze algemene voorwaarden. Een annuleringsverzekering kan in bepaalde situaties uitkomst bieden. 

Annuleer je vóór de voor jouw reis geldende annuleringsdeadline, dan betaal je alleen de boekingskosten en SGR-bijdrage, samen €34,50. Na die deadline gelden annuleringskosten die oplopen naarmate de vertrekdatum dichterbij komt. De precieze percentages staan in onze annuleringsvoorwaarden. 

Voor Lapland geldt volgens de aangeleverde voorwaarden een afwijkende termijn. Tot acht weken voor vertrek betaal je alleen de boekingskosten (€29,50) en SGR-bijdrage (€5). Daarna zijn de restitutiepercentages: tot zes weken 70%, tot vijf weken 50%, tot drie weken 25%, tot één week 15%, in de laatste week 10% en in de laatste 48 uur of bij niet verschijnen 0%. Raadpleeg altijd de geldende voorwaarden van je boeking. 

Tot drie weken voor vertrek: alleen de boekingskosten (€29,50) en SGR-bijdrage (€5). Daarna gelden volgens de aangeleverde voorwaarden deze restitutiepercentages: tot één week voor vertrek 50%, tot 48 uur voor vertrek 10% en in de laatste 48 uur of bij niet verschijnen 0%. Dit zijn bedragen die je terugkrijgt, niet de annuleringskosten. Raadpleeg altijd de geldende voorwaarden van je boeking. 

Tot zes weken voor vertrek: alleen de boekingskosten (€29,50) en SGR-bijdrage ( 5). Daarna gelden volgens de aangeleverde voorwaarden deze restitutiepercentages: tot vijf weken voor vertrek 50%, tot drie weken 25%, tot één week 15%, in de laatste week 10% en in de laatste 48 uur of bij niet verschijnen 0%. Dit zijn bedragen die je terugkrijgt. Raadpleeg altijd de geldende voorwaarden van je boeking. 

Kies je voor een gedeelde kamer, dan deel je die met een deelnemer van hetzelfde geslacht en ongeveer jouw leeftijd. Op de meeste reizen slaap je in aparte eenpersoonsbedden. 

Ja. Ga je samen op reis of ken je iemand die ook meegaat en willen jullie een kamer delen? Vermeld elkaars naam bij de boeking en boek hetzelfde kamertype. Dan houden we daar rekening mee bij de kamerindeling. 

Bij veel reizen kun je tegen een toeslag een kamer voor alleengebruik boeken. Op de reispagina zie je welke kamertypes beschikbaar zijn en wat de eventuele toeslag is. 

Je kunt je voorkeur bij de boeking doorgeven. We proberen daar rekening mee te houden, maar kunnen geen stille kamer garanderen. Sommige accommodaties, zeker bij onze weekenden, zijn oudere gebouwen waar geluid makkelijker doorklinkt. 

Meestal niet, omdat de kamers vooraf zijn ingedeeld. Wil je toch iets bespreken? Geef het aan bij de reisleider. Die kan kijken of er ter plekke een mogelijkheid is, maar een wissel kunnen we niet beloven. 

Dan kun je je vrijblijvend en gratis op de wachtlijst zetten. Komt er een kamer beschikbaar, dan nemen we contact met je op. Wil je zeker zijn van een plek op de reis? Dan kun je een nog beschikbaar kamertype boeken en bij de opmerkingen aangeven dat je ook op de wachtlijst wilt voor een eenpersoonskamer. 

Reken er meestal op dat we twee tot drie uur voor vertrek verzamelen. De exacte tijd staat in je reisinformatie. Zo kan iedereen rustig inchecken en maak je al op de luchthaven kennis met je reisgenoten. 

Bij onze groepstickets kunnen we niet vooraf een specifieke stoel reserveren. Je kunt je voorkeur bij het inchecken op de luchthaven aangeven, maar we kunnen niet beloven dat die plek beschikbaar is. 

Bij veel maatschappijen kunnen we een aanvraag doen voor een stoel met extra beenruimte. Hier zijn extra kosten aan verbonden. Mail ons twee weken voor vertrek via [email protected] als je dit wilt aanvragen. Of het lukt, hangt af van de beschikbaarheid.  

Bij onze reizen kopen we vooraf groepstickets in en deze kunnen we niet meer aanpassen. Zelf naar de bestemming reizen kan, maar onze prijs kunnen we daar niet op aanpassen, dit omdat we jouw vliegticket al hebben ingekocht. Mocht je geen gebruik maken van onze vlucht, horen we het wel graag.  

Bij reizen waarvoor we groepstickets hebben ingekocht, regelen wij de ticketgegevens en het incheckproces voor de groep. Je hoeft dan niet zelf online in te checken. Je ontvangt voor vertrek de praktische informatie over het verzamelen en inchecken op de luchthaven. Je boardingspass ontvang je bij de incheckbalie op de luchthaven.  

Als een vlucht uit de door ons geregelde reis wordt gewijzigd of geannuleerd, kijken we naar een passend alternatief en informeren we je over de vervolgstappen. Mocht dit alternatief voor jou niet geschikt zijn, dan kun je de reis kosteloos annuleren. 

Bij reizen waar ruimbagage niet standaard inbegrepen is, kun je dit bij je boeking toevoegen of later via het voorpretformulier. Dat formulier ontvang je twee weken voor vertrek. Bekijk de mogelijkheden en prijs bij jouw reis. 

De regels verschillen per luchtvaartmaatschappij en ticket. De toegestane maten en aantallen voor jouw reis vind je in de reisinformatie.  

Dat verschilt per vlucht en bestemming. Bij de meeste reizen is alleen een klein persoonlijk item inbegrepen dat onder de stoel voor je past (een accessoire, geen trolley). Kijk op de reispagina en in je reisinformatie voor de afmetingen en bagage die bij jouw reis horen. 

Voor sommige bestemmingen wel. Op de reispagina vind je informatie over de bestemming. Controleer altijd zelf de actuele inreisregels en zorg dat je reisdocumenten op orde zijn. 

Dat hangt af van je bestemming. Soms is een geldige ID-kaart voldoende, voor andere reizen heb je een paspoort nodig dat ook na aankomst nog een bepaalde periode geldig is. Controleer de vereisten op de reispagina en bij de officiële reisadviezen. 

Dat hangt af van de bestemming en je persoonlijke situatie. Laat je op tijd adviseren door de GGD of een andere erkende reizigersvaccinatiekliniek. Zo weet je welke vaccinaties of andere gezondheidsmaatregelen voor jou verstandig zijn. 

In de VillaVibes-app vind je praktische reisinformatie en kun je zien wie er meegaan. Je kunt er ook contact leggen met andere deelnemers, bijvoorbeeld om te carpoolen. Je ontvangt voor vertrek een reiscode waarmee je jouw reis in de app toevoegt. De app is beschikbaar voor Android en iPhone. 

Ja, kort voor vertrek maken we WhatsApp-groepen aan voor praktische afstemming tijdens de reis. Via de informatiegroep deelt de reisleiding bijvoorbeeld belangrijke updates. In de andere groep is ruimte om foto’s te delen en berichten te sturen.  

Bij weekreizen ontvang je de deelnemersinformatie en reiscode twee weken voor vertrek. Bij weekenden is dat één week voor vertrek. Daarin lees je waar en wanneer we verzamelen en vind je de praktische informatie voor jouw reis. 

Zodra je toegang hebt tot de VillaVibes-app, kun je zelf contact leggen met deelnemers. Je kunt vragen of iemand een plek in de auto heeft of zelf een plek aanbieden. Spreek samen af waar je elkaar ophaalt en hoe je de kosten verdeelt. 

Zeker. Veel reizigers carpoolen en meestal lukt het om een plekje te vinden. Begin wel op tijd met zoeken en wees flexibel. Soms is het handig om eerst met de trein naar een opstappunt te reizen. Maar met een beetje flexibiliteit lukt het vinden van een carpool eigenlijk altijd.  

Ja. Veel deelnemers spreken af om samen te rijden. Via de VillaVibes-app kun je zien waar anderen wonen en contact leggen. Je deelt de reiskosten en leert onderweg alvast een paar reisgenoten kennen. 

Je kunt beginnen zodra de deelnemersinformatie beschikbaar is in de app: twee weken voor een weekreis en één week voor een weekend. Ons advies is om meteen contact te leggen, zodat je meer mogelijkheden hebt. 

Laat het ons zo snel mogelijk, maar uiterlijk vier dagen voor vertrek weten. Dan kijken we met je mee. Heb je binnen 48 uur na het verschijnen van de deelnemerslijst actief gezocht en je flexibel opgesteld, maar lukt het ons ook niet om een carpool te vinden? Dan kun je onder de voorwaarden van onze Carpool-garantie zonder annuleringskosten annuleren. Gelukkig gebeurt dit echt bijna nooit!  

Met de Carpool-garantie kun je ook boeken als je nog geen vervoer hebt geregeld. We verwachten dat je zelf direct na het verschijnen van de deelnemerslijst actief zoekt en bereid bent om bijvoorbeeld naar een opstappunt te reizen. Vind je ondanks die inzet geen carpool, meld dit dan uiterlijk vier dagen voor vertrek. Als ook wij geen oplossing kunnen vinden, kun je onder de voorwaarden van de garantie kosteloos annuleren. 

Nee. Jij bepaalt waar je zin in hebt. Sluit aan bij een activiteit, ga met een paar groepsgenoten iets anders doen of neem tijd voor jezelf. Op sommige reizen, vooral bij rondreizen, zijn gezamenlijke verplaatsingen of vaste routeonderdelen wel noodzakelijk.  

We zorgen vooraf dat er leuke dingen te doen zijn en de reisleider helpt ter plekke met de afstemming. Sommige activiteiten zijn inbegrepen, andere zijn optioneel of betaal je apart. Vaak kun je per dag kiezen waar je bij aansluit. Wat precies wordt aangeboden, verschilt per reis en vind je op de reispagina. 

Dat verschilt per reis en per dag. Vaak is er een gezamenlijk moment waarop je hoort wat er op het programma staat. Daarna kun je aansluiten bij een activiteit, samen met anderen iets ondernemen of even je eigen plan trekken. Later op de dag zie je elkaar bijvoorbeeld weer bij het eten of een gezellige avond. Zo is er veel samen te beleven, zonder dat iedere minuut vastligt. Bij rondreizen zijn sommige onderdelen van de route wel voor de hele groep. 

Er is ruimte om je eigen keuzes te maken, maar hoeveel vrije tijd je hebt, verschilt per bestemming en soort reis. Een weekend op één locatie biedt meestal andere mogelijkheden dan een rondreis met meerdere overnachtingsplekken. Op de reispagina krijg je een indruk van het programma en wat je zelf kunt invullen. 

Onze reisleider is onderdeel van de groep en helpt om de sfeer erin te brengen. Die maakt contact makkelijk, organiseert en stemt activiteiten af, deelt praktische informatie en voelt aan wat de groep nodig heeft. Ook als je voor het eerst meegaat of rustig wilt aanhaken, is er iemand die oog heeft voor de groep. De reisleider is geen persoonlijke begeleider en regelt niet ieder uur van je vakantie. 

Ja, ook deelnemers uit België zijn welkom en gaan met ons mee. VillaVibes is een Nederlandse reisorganisatie en de meeste deelnemers komen uit Nederland. Maar we merken dat Belgische deelnemers goed mengen in onze groepen.  

Ja. Op onze reizen gaan zowel mensen mee die VillaVibes al kennen als mensen die voor het eerst aansluiten. Je hoeft vooraf niemand te kennen. De reisleider helpt het contact op gang en door de groepsactiviteiten leer je vanzelf verschillende mensen van de groep kennen. 

We reizen bewust met groepen waarin genoeg mensen zitten om makkelijk aansluiting te vinden. De precieze groepsgrootte verschilt per bestemming en vertrekdatum. Het gaat ons niet om een vast aantal, maar om een groep waarin je verschillende mensen leert kennen en er altijd wel iemand is met wie je iets wilt ondernemen. 

Iedere reis heeft een eigen leeftijdscategorie. Die houden we bewust niet te breed, zodat je reist met mensen in een vergelijkbare levensfase. Je mag op de datum van vertrek maximaal 1 jaar afwijken van de leeftijdscategorie. Zo bewaken we de leeftijdsopbouw van de groep. 

Onze reizen zijn bedoeld voor mensen die single zijn. Dat is een belangrijk onderdeel van hoe we de groepen samenstellen. Heb je een relatie, dan passen onze reizen daarom niet bij je. 

Dat kan, maar het is goed om te weten dat VillaVibes een Nederlandse reisorganisatie is. De meeste deelnemers spreken onderling Nederlands, zeker wanneer de hele groep samen is. Ook onze informatie en communicatie zijn in het Nederlands. Veel reizigers kunnen Engels spreken en zullen dat in één op één situaties ook doen. Maar we merken dat in groepsverband mensen toch snel terug naar Nederlands gaan.  

Ja, dat kan, zolang jullie allebei binnen de doelgroep en de leeftijdscategorie van de reis passen. Willen jullie een kamer delen? Boek dan hetzelfde kamertype en geef elkaars naam door bij de boeking. 

Mensen die, net als jij, zin hebben om eropuit te gaan en nieuwe mensen te ontmoeten. Iedereen is single en reist met mensen uit een vergelijkbare leeftijdsgroep. De één legt makkelijk contact, de ander kijkt eerst even de kat uit de boom. Wat je vaak deelt, is nieuwsgierigheid naar anderen en zin om samen iets te beleven. Je hoeft dus niet de luidste van de groep te zijn om je thuis te voelen. 

Na je boeking vragen we je om je dieetwensen en andere praktische informatie door te geven. Vul dit zo duidelijk mogelijk in. Bij een uitgebreide of medische dieetvraag nemen we zo nodig contact op om te bespreken wat haalbaar is. 

We kunnen op de meeste reizen rekening houden met gangbare dieetwensen, zoals vegetarisch eten, geen varkensvlees of geen vis. Ook voor veelvoorkomende allergieën, bijvoorbeeld gluten, lactose of noten, kijken we graag naar de mogelijkheden. We werken vaak met lokale keukens en kunnen kruisbesmetting of sporen van allergenen niet uitsluiten. Geef je wensen daarom zo volledig mogelijk door, zodat we kunnen beoordelen wat haalbaar is. 

Dat hangt af van de eetgelegenheid. Bij een buffet of à-la-cartemenu kun je zelf kiezen. Op reizen met een vast menu (zoals sommige rondreizen of onze weekenden met eigen koks), is er minder ruimte voor individuele voorkeuren. Heb je een belangrijke eetwens? Geef die dan vooraf door. Dan kijken we wat er haalbaar is.  

Laat het ons zo snel mogelijk weten. We kijken dan samen wat er nog mogelijk is.  

We adviseren je een annuleringsverzekering af te sluiten. Zeker bij onverwachte ziekte of andere ernstige omstandigheden kan zo’n verzekering belangrijk zijn. Controleer welke redenen wel en niet gedekt zijn en sluit de verzekering op tijd af. Dit kan vaak alleen direct in de dagen na het maken van de boeking.  

We raden je sterk aan een goede reisverzekering af te sluiten, ook als je binnen Europa reist. Denk aan medische kosten, hulpverlening en onverwachte situaties onderweg. Controleer of jouw verzekering past bij de bestemming en de activiteiten die je gaat doen. 

We adviseren geen specifieke verzekeraar. Vergelijk vooral de dekking en voorwaarden: passen de bestemming, de activiteiten en de annuleringsredenen bij jouw situatie? Heb je al een doorlopende verzekering, controleer dan of je voldoende verzekerd bent. 

Bekijk ons actuele reisaanbod op de website of meld je aan voor de nieuwsbrief. Via onze sociale media delen we ook nieuws en verhalen van VillaVibes. 

Mail ons via [email protected] met de naam en datum van je reis en een beschrijving van wat je kwijt bent, liefst met een foto. Als een voorwerp is gevonden, kan het via ons kantoor in Arnhem naar je worden opgestuurd. De verzendkosten zijn voor jouw rekening. We bewaren gevonden voorwerpen tot tien weken na thuiskomst; eten en drinken kunnen we niet bewaren. 

Dat verschilt per reis en luchtvaartmaatschappij. Een fietskoffer of andere bijzondere bagage is soms mogelijk tegen een toeslag. Neem vooraf contact met ons op, dan kijken we wat voor jouw reis kan. 

Nee, huisdieren kunnen niet mee op onze reizen. Zo houden we rekening met de groep, bijvoorbeeld met deelnemers die allergisch zijn. We trekken hier een lijn in voor al onze reizen.  

Dat hangt af van je ondersteuningsbehoefte en de reis. Je moet tijdens onze reizen zelfstandig kunnen deelnemen; de reisleider begeleidt de groep en kan geen individuele zorg bieden. Onze accommodaties en activiteiten zijn niet standaard geselecteerd op toegankelijkheid. Neem voor het boeken contact met ons op als je twijfelt, dan bespreken we eerlijk wat wel en niet mogelijk is.